Zakres zadań realizowanych na stanowisku

Zakres zadań realizowanych na stanowisku:

1)Prowadzenie sekretariatu Urzędu Gminy;2)Obsługa kancelaryjno-techniczna Urzędu Gminy:

a)przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu;

b)prowadzenie ewidencji korespondencji;

c)obsługa elektronicznej skrzynki nadawczo-odbiorczej i podawczej Urzędu oraz prowadzenie kancelarii elektronicznej Urzędu;

d)prowadzenie dokumentacji związanej z bieżącą korespondencją;

e)wykonywanie czynności urzędowych (potwierdzanie kopii dokumentów z oryginałami);

f)sprawowanie nadzoru nad pieczęciami urzędowymi (zakup, ewidencja i brakowanie pieczęci),

g)prowadzenie rejestrów:

• delegacji i podróży służbowych, w tym wydawanie delegacji;
• wydawanych zaświadczeń, w tym wydawanie;
• pieczęci urzędowych, nagłówkowych i imiennych, w tym wydawanie;

h)prowadzenie spraw z zakresu profilaktyki zdrowotnej pracowników;

i)obsługa kancelaryjno-techniczna w zakresie szkoleń;

3)Bieżąca obsługa mieszkańców:

a)udzielanie informacji o stanowiskach pracy, w zakresie załatwianych spraw, lokalizacji i numerach kontaktowych;

b)przyjmowanie interesantów i ich obsługa;

4)Planowanie i organizacja zaopatrzenia Urzędu w środki i materiały biurowe oraz środki czystości; prowadzenie magazynu materiałów biurowych i biurowo-eksploatacyjnych;

5)Przygotowywanie rozliczeń finansowych objętych zakresem czynności oraz współpraca w tym zakresie z Referatem Finansowym.

6)Bieżąca kontrola faktur poczty polskiej za wysyłaną korespondencję;

7)Nadzór nad eksploatacją kserokopiarki;

8)Koordynator przesyłania zbiorów statystycznych;

9)Prowadzenie spraw związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych:

a)Gromadzenie i archiwizowanie dokumentów związanych z działalnością Komisji Socjalnej i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

b)uczestniczenie w pracach Komisji Socjalnej;c)przygotowywanie informacji i sprawozdań związanych z funkcjonowaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

10)Prowadzenie spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie:

a)okresowa analiza stanu bhp;

b)rejestracja, kompletowanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy.